人是社會(huì)性的動(dòng)物,開(kāi)會(huì)是人類生活中的常態(tài)。人們熱衷于開(kāi)會(huì),是由于會(huì)議是制定計(jì)劃、獲取信息和建立聯(lián)系的主要手段。
會(huì)議可以開(kāi)得富有成效、妙趣橫生,也可以開(kāi)得死氣沉沉、毫無(wú)建樹(shù),這取決于與會(huì)者交流的方式。交流方式的差異使得會(huì)議的有效性大打折扣,而這些差異往往是由于性別、文化背景等方面的差異造成的。記住這點(diǎn)對(duì)于開(kāi)好會(huì)議是至關(guān)重要的。
就以男性與女性為例?傮w而言,男性更容易在會(huì)議過(guò)程中插話。就本質(zhì)而言,在會(huì)議中插話并不是壞事情——互動(dòng)的對(duì)話才能富有成果。但是問(wèn)題在于,這些插話往往會(huì)擾亂了別人的思路,妨礙了有效交流,使得別人無(wú)法繼續(xù)發(fā)言。
并不是女性不善于插話,有著其他文化背景的人也存在這樣的困難。許多亞洲人認(rèn)為在會(huì)議上演講是件難為情的事情,更別指望他們會(huì)打斷別人的發(fā)言了———他們認(rèn)為這是粗魯和不禮貌的,會(huì)給別人帶來(lái)不舒服的感覺(jué)。有些人則是因?yàn)榈胤娇谝籼,害怕被別人誤解而不敢發(fā)言?紤]這些因素,你就會(huì)明白許多很有見(jiàn)地的職員不能發(fā)表意見(jiàn)的原因了。
意識(shí)到不同的人有著不同的交流方式,你就能夠更好地組織會(huì)議。在制訂會(huì)議計(jì)劃時(shí),要注意以下三個(gè)方面:
一、使每個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會(huì)
會(huì)議組織者在會(huì)議日程安排上要給每位與會(huì)者一段正規(guī)發(fā)言的時(shí)間。在會(huì)議召開(kāi)前就應(yīng)當(dāng)將日程安排分發(fā)給與會(huì)者。這樣做一方面可以給那些不善言辭的人一個(gè)準(zhǔn)備的機(jī)會(huì),使他們能夠輕松、有效地參與討論。另一方面可以迫使那些喜歡插話的人尊重分配給其他與會(huì)者的時(shí)間。
二、使每位與會(huì)者都負(fù)起責(zé)任
讓每位與會(huì)者調(diào)整自己的交流方式,以提高會(huì)議的成效。要使那些不喜歡發(fā)言的人意識(shí)到,如果他們不發(fā)言,就沒(méi)有人知道他們的主意。同樣,要使那些喜歡發(fā)言和插話的人收斂一些,以滿足集體的不同需要。會(huì)議組織者的任務(wù)是召開(kāi)有效和成功的會(huì)議,但這并不意味著其他人就沒(méi)有責(zé)任。
三、將插話和跑題降到最低限度
要找到降低插話和多人同時(shí)發(fā)言的有效辦法。有一家公司開(kāi)會(huì)時(shí),與會(huì)者總是不斷打斷別人的發(fā)言,最后,作為沒(méi)有辦法的辦法,他們決定,誰(shuí)打斷別人的發(fā)言,就罰款25美元。這可是個(gè)聰明的主意,收到了效果。如果有人覺(jué)得自己的想法非常重要而必須插話,就得先把錢放進(jìn)“罰款罐”中才能發(fā)言。
由于性格和文化背景的不同,怎樣組織成功的會(huì)議并沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)答案。問(wèn)題的關(guān)鍵是你必須注重策略,使得每次會(huì)議都取得成效,這樣才對(duì)得起你付出的時(shí)間和努力。